האפליקציות שיכולות לעזור לך בניהול העסק

קשה לתאר את החיים שלנו בלי הסמארטפון. השימוש באפליקציות הפך לטריוויאלי כמו לנשום אוויר. אם זה וואטסאפ, פייסבוק, ווייז, אינסטגרם או ג'ימייל, אנחנו כבר רגילים לנהל את החיים החברתיים שלנו במובייל. אבל לא רק בחיים בפרטיים, גם העסק שלך יכול לקחת צעד קדימה על ידי שימוש באפליקציות שיש לכולנו בנייד.

"מתי קבענו?" קיבלתי הודעה בוואטסאפ ממאמן הכושר. "19:00", כתבתי לו. ולאחר כמה שעות, כשנפגשנו באימון, הוא סיפר לי איך יום קודם, כשנסע על האופנוע, הוא שכח לסגור את תיק הגב שלו וכל מה שהיה בתיק התפזר על פני כבישי העיר. היומן המרופט שלו, שתמיד היה מוציא בסוף האימון כדי לתאם פגישה לפעם הבאה, נעלם לו. עכשיו הוא היה במצב בו לא ידע את הלו"ז שלו לשבוע הבא, והוא גם איבד את המעקב אחר הפגישות שעליהם הוא מקבל תשלום. כשהצעתי לו להתחיל להשתמש ב- Google Calendar הוא נראה מופתע, לא מעצם העובדה שקיימת אפשרות כזאת (הוא מן הסתם הכיר אותה), פשוט עד אותו הרגע הוא לא הפנים שהוא יכול להשתמש בה גם לשימושים עסקיים. אז אילו אפליקציות יש לכל אחד ואחת מאיתנו בסמארטפון שיכולות לסייע לנו לנהל את העסק שלנו, ואנחנו כלל לא מנצלים אותן?

ניהול זמן התחלנו בזה. Google Calendar הוא כלי פשוט, אינטואיטיבי ועם יכולות גבוהות. אתם יכולים לנהל יומן אישי ויומן עסקי ולראות את שניהם (בצבעים שונים) במסך אחד. תוכלו לתכנן התראות, לכתוב הערות בתוך הפגישות המתוכננות שלכם, לזמן אנשי קשר, להוסיף את כתובת הפגישה וישר לראות את המיקום על המפה. במכשירי אנדרואיד גם תקבלו התראות מתי כדאי לצאת לפגישה לפי מצב התנועה, ותוכלו לבחור אם לקבל התראה (notification) לפני הפגישה לנייד או למייל.

מומלץ גם להוריד את ה-widgit של היומן שמאפשר לראות את האג'נדה לימים הקרובים מבלי להיכנס לאפליקציה. היום, גם הוספת פגישה ליומן יכולה להיעשות בקלות על ידי העוזר הדיגיטלי של המכשיר: Siri של אייפון או Google Assistant של אנדרואיד. פשוט בקשו להוסיף פגישה ותגידו את פרטיה בעל פה – והופה! יש לכם פגישה חדשה ביומן.

ניהול משימות היום בכל נייד ישנה אפליקציה המגיעה עם המכשיר שנקראת Notes. לכל יצרן יש את האפליקציה המועדפת עליו. אבל זה בדיוק המקום לנהל משימות. אני מכיר כל מיני גישות לשימוש ברשימות: יש את אלו שפותחים רשימה אחת ארוכה ומוסיפים כל פעם שורה חדשה כשנוספת להם משימה, ובהתאם הם מוחקים כל שורה כשהם מילאו את המשימה (ישנן אפליקציות שניתן לסמן בהן כ-Done את אותן משימות שמולאו), ויש את אלו שפותחים טופס חדש עבור כל משימה ומוחקים טפסים שהסתיימו. ברור שכל דרך יכולה להיות יעילה, אז בחרו את הדרך שהכי עובדת עבורכם.

ניהול כספים כשאני יושב עם חברים שמנהלים עסק קטן או בינוני, והם צריכים לברר משהו לגבי היתרה של חשבון העסק בבנק, לבצע העברה או כל פעולה אחרת בחשבון, הם ישר תמיד – באופן כמעט לא מודע – מחייגים לבנקאי שלהם בסניף ומשוחחים איתו. לפעמים הם נאלצים להתקשר הרבה פעמים עד שהם תופסים אותו, ויש פעולות שהם חייבים להגיע לסניף על מנת לחתום עליהם.

כאן, לדוגמה, הרבה יותר פשוט להשתמש באפליקציה של הבנק. באפליקציית לאומי, למשל, מלבד בדיקת מצב החשבון בכל רגע נתון, תוכלו לבצע העברות תשלום לספקים וגם העברות של משכורות לעובדים – ישירות מהאפליקציה ומבלי צורך לדבר עם הבנקאי. לאחרונה הם אף שיפרו את התהליך וכיום ניתן לבצע מספר העברות בבת אחת, לספקים או בגין משכורות, מבלי לחזור בכל פעם על הפעולה.

ניהול לקוחות יש לכם עמוד פייסבוק עסקי? יופי! ואם לא, זה הזמן לפתוח אחד. כמעט כל עסק, מהקטן לגדול, צריך שתהיה לו נוכחות ברשת החברתית. ישנה אפליקציה ייעודית שפותחה ע"י פייסבוק שנקראת Pages, שמאפשרת לנהל את עמוד הפייסבוק ישר מהנייד. אבל הסוד הגדול, שלא הרבה מכירים, הוא אפשרות ה-Inbox בתוך האפליקציה. לאחר הכניסה לתיבת הדואר הנכנס ב-Pages תוכלו לסווג כל פנייה לעמוד לפי סטטוס הטיפול (טופל / למעקב / זבל / לא נקרא), תוכלו לעקוב אחר אנשים שכתבו על העמוד או הזכירו (Mentioned) אותו, ולהגיב להם ישר מתוך התיבה עצמה. מעבר לכך, תוכלו גם לעקוב אחר אזכורים ותיוגים או פניות באינסטגרם העסקי שלכם, ישר מהתיבה של Pages. בגרסת ה-desktop של התיבה תוכלו גם לכתוב על כל לקוח כמה מילים לצורך תיעוד וכך ממש לנהל מערכת CRM חינמית ופשוטה.

כמובן שאלו רק מספר דוגמאות. הרבה מאוד אפליקציות שאנחנו מורידים לנייד עבור שימושים פרטיים יכולים לסייע לנו ביום יום גם בחיים המקצועיים. היום, כשניתן להשתמש בשירותי ענן ולא להיות תלויים באמצעים פיזיים לצורך גיבוי נתונים, כאשר בכל מקום המידע זמין לנו, כשגם אם איבדנו מכשיר יש לנו גישה לחשבון, להיות מחוברים לדיגיטל זה כבר עניין של אחריות כלפי העסק שלכם. להתעדכן בטרנדים הדיגיטליים האחרונים ולהבין כיצד הם יכולים לעזור בפיתוח וניהול העסק יגרום לעסק שלכם לצמוח ולהיות מוכן לכל מצב בלתי צפוי.